Om contracten binnen het bedrijf goed te beheren moet er een duidelijke administratie bijgehouden worden. Door de boekhouding van het bedrijf op orde te houden kun je bijvoorbeeld snel inzien wat er in een contract staat, aan welke eisen het contract moet voldoen en of een contract bijvoorbeeld binnen korte tijd afloopt. Om het beheer van contracten zo goed mogelijk te laten verlopen kun je doen aan contractbeheer met speciaal daarvoor ontwikkelde software. Ben je benieuwd wat de mogelijkheden zijn en welke voordelen je kunt halen met behulp van contractbeheer software? Wij hebben ze voor je op een rij gezet.
Afloopdatum en verlenging
Een belangrijke reden om aan contractbeheer te moeten doen is om de data in de gaten te kunnen houden van wanneer een contract ten einde loopt. Op die manier kun je voorkomen dat een contract stilzwijgend verlengd wordt terwijl dat niet de bedoeling was of dat een contract juist afloopt. Aan de hand van deze informatie is het mogelijk om met de partijen die het contract ondertekend hebben, in overleg te gaan over het voortzetten of hernieuwen van het contract. Zo kun je tijdig nieuwe contracten vastleggen en zorg je voor een continue verbetering tussen de partijen.
Online en inzichtelijk
Door gebruik te maken van contractbeheer software, kun je de contracten die jouw bedrijf heeft lopen altijd en overal inzien. Het voordeel van deze manier van werken is dat je niet op kantoor aanwezig hoeft te zijn bij een bepaalde computer waarop de specifieke software geïnstalleerd is. De software die je in dit geval gaat gebruiken voor het beheren van de contracten, kun je online gebruiken. Op deze manier heb je de informatie en gegevens altijd centraal en zijn ze altijd toegankelijk. Alle gegevens die in de software verwerkt worden, worden ook direct en automatisch opgeslagen. Zo kun je geen gegevens kwijt raken en hoeven er geen twee personen in 1 document te werken.
Automatische meldingen
Een ander groot voordeel van deze software is dat je automatische meldingen kunt instellen. Die kunnen ervoor zorgen dat je tijdig op de hoogte bent van het aflopen van een contract of wordt gewezen op een specifieke handeling die uitgevoerd moet worden om aan een contract te kunnen blijven voldoen. Het is ook mogelijk om de software te koppelen met de boekhouding zodat er voor het bedrijf 1 duidelijk overzicht van alle contracten in de boekhouding te zien is. Door gebruik te maken van handige dashboards, heb je alle contracten met duidelijke diagrammen en grafieken in één oogopslag in kaart.
